Dans les semaines qui précèdent un salon, le téléphone de l'équipe exposants sonne pour les mêmes raisons. À quelle heure peut-on monter ? Où livrer les palettes ? Combien de badges ? L'électricité est-elle comprise ? Chaque question est légitime, et chaque réponse existe quelque part : dans un e-mail envoyé en mars, dans une annexe du contrat, dans la tête de la personne qui gère la logistique. Le guide de l'exposant sert à rassembler ces réponses au même endroit, avant que la question soit posée.
Nous équipons des salons d'un agent qui répond au public, et d'une régie qui rend à chaque exposant ce que les visiteurs ont cherché. Nous voyons donc les deux côtés du stand. Cet article détaille ce que doit contenir un guide de l'exposant, sous quelle forme le diffuser, et comment le faire évoluer à partir des questions qui reviennent.
Qu'est-ce que le guide de l'exposant d'un salon ?
Le guide de l'exposant est le document de référence qui dit à chaque exposant ce qu'il doit faire, avant quand, et selon quelles règles, depuis l'inscription jusqu'au démontage. Selon les organisateurs, il s'appelle aussi dossier technique, manuel de l'exposant ou cahier des charges. Il complète le contrat, il ne le remplace pas.
Son lecteur n'est pas toujours celui qui a signé. Le directeur commercial réserve le stand, puis transmet le dossier à un chargé de communication, à un standiste, à un transporteur, parfois à un stagiaire qui découvre le salon. Le guide doit donc se lire sans contexte : chaque information doit se comprendre seule, sans renvoyer à un échange précédent.
Quelles échéances faut-il mettre en tête du guide ?
Toutes les dates limites qui engagent l'exposant, réunies dans un calendrier unique en première page : retour des formulaires, commande d'électricité et de mobilier, envoi des éléments pour le catalogue, demande de badges, dépôt des plans de stand, attestation d'assurance. C'est la page la plus consultée, et celle qui évite le plus de relances.
La plupart des appels de dernière minute viennent d'une échéance manquée : une commande passée hors délai, un logo arrivé après l'impression du catalogue. Un calendrier clair ne supprime pas ces retards, mais il les rend visibles tôt. Présentez-le sous forme de tableau, une ligne par échéance, avec la date, l'action attendue et le destinataire. Et répétez chaque date dans la section qui la concerne : un exposant qui lit la partie électricité ne revient pas forcément à la page du calendrier.
Que doit dire le guide sur le montage et le démontage ?
Les créneaux exacts de montage et de démontage, les conditions d'accès au hall pendant ces périodes, et les règles à respecter : horaires d'ouverture des portes, état dans lequel le stand doit être prêt avant l'ouverture au public, heure à partir de laquelle le démontage est autorisé, et ce qui doit être emporté ou évacué.
Les points qui génèrent le plus de questions sont rarement les horaires eux-mêmes :
- Le démontage anticipé. Peut-on commencer à ranger avant la fermeture officielle ? La règle doit être écrite noir sur blanc, avec la raison.
- Les stands construits par un standiste. Le guide doit dire si les plans doivent être validés, par qui, et quelles hauteurs ou matériaux sont autorisés. Ces règles viennent souvent du propriétaire du lieu : citez-les telles quelles.
- Les déchets et la moquette. Qui évacue quoi, et ce qui est facturé si le stand est laissé encombré.
- Le gardiennage. Les horaires pendant lesquels le hall est surveillé, et ceux pendant lesquels l'exposant reste responsable de son matériel.
Comment organiser les livraisons et l'accès des véhicules ?
En indiquant l'adresse exacte de livraison, la porte ou le quai à utiliser, les créneaux autorisés, les conditions de stationnement des véhicules pendant le déchargement, et ce qui se passe pour un colis envoyé avant l'arrivée de l'exposant. Un plan d'accès des véhicules, distinct du plan visiteurs, évite une bonne part des appels de la veille.
Trois informations manquent souvent :
- Le libellé des colis. Nom de l'exposant, numéro de stand, nom du salon, hall. Un colis mal libellé finit à l'accueil général, et l'exposant le cherche le matin de l'ouverture.
- La réception anticipée. Le lieu accepte-t-il les livraisons avant le montage ? Si oui, où sont-elles stockées et par qui ?
- La manutention. Chariot, transpalette, monte-charge : ce qui est disponible, ce qui se réserve, ce qui est payant.
Si le transport des stands entre dans votre bilan carbone, c'est aussi dans cette section que vous demandez aux exposants les informations à collecter, comme nous l'avons détaillé à propos des postes d'un bilan carbone de salon.
Badges, électricité, assurances : les sections techniques
Ce sont les sections que l'exposant consulte quand il a un problème précis, et elles doivent y répondre sans ambiguïté : combien de badges sont inclus et comment en obtenir d'autres, ce que comprend le branchement électrique et comment commander davantage, quelle assurance est exigée et quelle attestation fournir.
- Badges. Nombre de badges exposants inclus selon la surface, procédure de demande, badges pour le personnel de montage, badges de remplacement en cas d'oubli. Précisez s'ils sont nominatifs, et où les retirer.
- Électricité et fluides. Puissance incluse ou non, commande d'un branchement supplémentaire, horaires de mise sous tension et de coupure, eau et air comprimé si le lieu en dispose. Dites clairement si l'électricité est coupée la nuit, car cela touche les réfrigérateurs et les écrans.
- Assurances. Ce que couvre l'organisateur, ce qui reste à la charge de l'exposant, et l'attestation à fournir avant une date donnée. Pour les règles précises, renvoyez vers votre contrat et vers votre assureur plutôt que de les résumer au risque de les déformer.
- Internet et Wi-Fi. Ce qui est disponible pour les exposants, ce qui se commande, et ce qu'il ne faut pas faire (installer son propre point d'accès, par exemple, si le lieu l'interdit).
Ajoutez une section courte sur la sécurité : règles propres au lieu, produits interdits, démonstrations nécessitant une autorisation. Là encore, citez les consignes du propriétaire du lieu et du chargé de sécurité, sans les reformuler.
Sous quel format diffuser le guide ?
Sous un format qui se consulte au moment où l'exposant a sa question : une page web ou un espace en ligne, découpé par sujet et consultable sur téléphone, plutôt qu'un seul PDF long envoyé une fois. Le PDF reste utile à imprimer et à archiver, mais il vieillit mal dès qu'une information change.
Le problème du PDF unique est connu : chaque correction produit une nouvelle version, l'exposant garde l'ancienne, et deux interlocuteurs du même stand travaillent sur des documents différents. Une page à jour, dont l'adresse ne change pas, règle ce problème. Si vous gardez un PDF, datez chaque version en première page et indiquez ce qui a changé.
Pensez aussi à l'accès sur place. Le standiste qui cherche le quai de livraison la veille au soir ne va pas ouvrir sa boîte e-mail. Un lien court ou un QR code sur la convocation au montage lui suffit.
Quelles questions les exposants posent-ils encore malgré le guide ?
Celles dont la réponse est enfouie, ambiguë ou absente. Un guide complet ne supprime pas les appels, il les déplace vers ce qu'il ne couvre pas encore. C'est pourquoi le meilleur moyen de l'améliorer est de noter chaque question reçue, puis de corriger le guide après chaque édition.
Les questions qui reviennent le plus souvent sont révélatrices :
- « Est-ce compris ? » Une ligne de prix ou d'inclusion floue produit des appels jusqu'à la facture. Écrivez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, dans deux colonnes.
- « À qui dois-je m'adresser ? » Un seul contact par sujet, avec un nom de fonction, un e-mail et des horaires, vaut mieux qu'une adresse générique.
- « Qu'est-ce qui a changé ? » Un encadré des nouveautés de l'édition, en tête du guide, évite que les habitués appliquent les règles de l'an dernier.
- « Que vont voir mes visiteurs ? » Les exposants veulent savoir comment le public les trouvera : catalogue, plan, parcours, agent d'accueil. Dites-le, et dites ce qu'ils recevront après le salon.
Ce dernier point dépasse la logistique. Un exposant qui sait, dès le guide, qu'il recevra un bilan de ce que les visiteurs ont cherché aborde le salon autrement. Nous l'avons développé à propos de la fidélisation des exposants et de la preuve à leur apporter.
Notre Régie montre pendant l'événement ce que le public cherche, puis rend un rapport par exposant à la fermeture : voir ce que fait la Régie. Pour l'annoncer dès votre guide de l'exposant, demandez une démo : le cadrage et la démo sont offerts.
Questions fréquentes
Quand faut-il envoyer le guide de l'exposant ?
Dès la signature du contrat, ou au plus tard quand les premières échéances approchent. Un guide envoyé trop tard arrive après les premières commandes, et les exposants auront déjà appelé. Rappelez ensuite le lien à chaque échéance importante.
Faut-il un guide différent pour chaque type de stand ?
Un tronc commun suffit, avec des encadrés pour ce qui diffère : stand nu, stand équipé, espace en extérieur. Multiplier les versions complique les mises à jour et crée des contradictions.
Qui doit rédiger le guide de l'exposant ?
L'équipe qui gère la relation exposants, avec les informations fournies par la logistique, le propriétaire du lieu et les prestataires techniques. Faites relire la version finale par quelqu'un qui n'a jamais exposé : il repérera les sous-entendus.
Le guide de l'exposant doit-il être traduit ?
Si une part de vos exposants vient de l'étranger, oui, au moins pour le calendrier, l'accès et les règles de sécurité. Une traduction partielle mais exacte vaut mieux qu'une traduction complète approximative.